• * Na Maku zamiast klawisza Alt używaj Ctrl+Option(⌥)

Zajęcia doskonalące dla koordynatorów czynności kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwistów zakładowych

Przy zgłoszeniu do 26 sierpnia 2024 r. cena wynosi 700 PLN netto/os.

Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji to bardzo istotne zagadnienie. Dlatego proponujemy Państwu szkolenie, które wyjaśni najważniejsze zagadnienia związane z archiwizacją dokumentacji. Zajęcia poświęcone będą procedurze postępowania z dokumentacją w jednostkach instytucji publicznych. Szkolenie polecamy przede wszystkim archiwistom.

Ważne informacje o szkoleniu

Skuteczne zarządzanie dokumentacją i archiwami stanowi kluczowy element wewnętrznych procesów organizacyjnych danej jednostki, a koordynatorzy czynności kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwiści zakładowi pełnią kluczową rolę w procesie prawidłowego porządkowania, przechowywania i udostępniania wytworzonej w jednostce dokumentacji. Dwudniowe warsztaty doskonalące to okazja do poszerzenia wiedzy, zdobycia nowych narzędzi oraz wymiany doświadczeń z zakresu archiwizacji z innymi profesjonalistami z tej dziedziny. Podczas zajęć:

  • przeanalizujemy potrzeby formalno-organizacyjne jednostki przygotowującej się do wdrożenia EZD,
  • omówimy problem monitorowania aktualności jednolitego rzeczowego wykazu akt, pod kątem systematycznego brakowania dokumentów oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją,
  • omówimy na przykładach konkretne przypadki kancelaryjno-archiwalne (metoda: case study), a uczestnicy będą mogli poprzez dyskusję oraz ćwiczenie potwierdzić prawidłowość wykonywanych prac czy realizacji procedur przynależnych do zadań archiwów zakładowych i składnic akt.

Szkolenie odpowiada na określony w Instrukcji archiwalnej obowiązek stałego pogłębiania kwalifikacji zawodowych, rekompensując częściowo lub wprowadzając w zakres wiedzy kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia. 

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją, z uwzględnieniem interpretacji aktualnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
  • Realizacja zapisów instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.
  • Poszerzenie i uzupełnienie wiedzy oraz wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania ustawy archiwalnej, rozporządzeń wykonawczych oraz wytycznych metodycznych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
  • W trakcie dwudniowych zajęć seminarzyści będą mogli prowadzić otwartą dyskusję z trenerem i uczestnikami, dzieląc się swoimi problemami i doświadczeniami zawodowymi, by móc wypracować rozwiązanie lub ustalić prawidłowy sposób postępowania w problematycznych kwestiach pojawiających się w codziennej pracy w zakresie archiwizacji.

 

UWAGA! Warunkiem koniecznym udziału w seminarium jest posiadanie podstawowej wiedzy teoretycznej dotyczącej prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt.

zwiń
rozwiń
Program

I DZIEŃ.
1. Obowiązki archiwalne państwowej i samorządowej jednostki organizacyjnej.
2. Bezdziennikowy system kancelaryjny w praktyce. Wdrażanie elektronicznej dokumentacji. Różnice i podobieństwa w tradycyjnym oraz elektronicznym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych i ich wpływ na archiwizację. ĆWICZENIE
3. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji (selekcja archiwalna i wartościowanie dokumentacji). Zmiana wykazów akt pod kątem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. ĆWICZENIE
4. Opis jednostki inwentarzowej (specyficzne rodzaje dokumentacji: koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, projekty UE, dokumentacja techniczna, umowy).
5. Ewidencja dokumentacji (elementy spisów zdawczo-odbiorczych, weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, uzupełnianie danych w ewidencji).
6. Sylwetka koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty zakładowego.
7. Porządkowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych oraz metodyczne etapy prac porządkowych.
8. Rola organów nadrzędnych i nadzorujących w kontroli dokumentacji.
9. Postępowanie z dokumentacją w momencie reorganizacji i likwidacji podmiotu.
10. Kontrole i ekspertyzy archiwum państwowego (uczestnicy procesu kontrolnego w jednostce organizacyjnej: szef jednostki, koordynator czynności kancelaryjnych, twórcy dokumentacji, archiwista zakładowy).
11. Archiwum zakładowe i jego filie, a registratura i „archiwa wydziałowe”, outsourcing archiwalny.
12. Odmienne zasady rozliczania dla dokumentacji o znaczeniu trwałym i czasowym (identyfikacja, weryfikacja kwalifikacji archiwalnych, ustalanie kategorii archiwalnej wyższej, naliczanie okresów przechowywania a archiwalny kontekst RODO).

zwiń
rozwiń
Adresaci

Koordynatorzy czynności kancelaryjnych (liderzy SOD) i archiwiści zakładowi, którzy ukończyli kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, zatrudnieni w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe, takich jak: urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, itp.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 755 PLN netto/os. Przy zgłoszeniu do 26 sierpnia 2024 r. cena wynosi 700 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 3 września 2024 r.