Zgłoszenia zewnętrzne w świetle przepisów ustawy o sygnalistach. Jakie obowiązki mają organy na gruncie zgłoszeń zewnętrznych?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i choć obowiązuje już od 25  września 2024 r. nadal stwarza wiele wątpliwości i niejasności w interpretacji regulacji prawnych. Do 25 grudnia br. jednostki mają czas na wdrożenie procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Do właściwej realizacji tego obowiązku pozostało niewiele czasu, dlatego proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu, podczas którego prowadząca:

• Wskaże różnice pomiędzy zgłoszeniem wewnętrznym a zewnętrznym.
• Przedstawi prawa i obowiązki jsfp w zakresie stosowania przepisów o sygnalistach w kontekście procedury zewnętrznej.
• Omówi wzory dokumentów.
• Przeanalizuje, krok po kroku, przykładową procedurę.
• Wytłumaczy problemy dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów.

Zajęcia poprowadzi radca prawny, która od wielu lat przeprowadza szkolenia dla administracji publicznej, także w zakresie regulacji z obszaru prawa pracy, ochrony danych osobowych, doskonale znająca specyfikę jsfp, świadcząca wsparcie prawne jst, ceniona za jasny sposób przekazywania wiedzy, uzyskująca bardzo dobre oceny od uczestników.

• Uzupełnienie, uporządkowanie informacji z zakresu przepisów unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, wdrożonych do polskiego porządku prawnego w kontekście zgłoszeń zewnętrznych.
• Omówienie procedury zewnętrznej, przedstawienie krok po kroku jej elementów oraz kanałów zgłoszeń.
• Zwrócenie uwagi na obowiązki organów jst w zakresie zgłoszeń zewnętrznych.
• Wskazanie:

• Jaki organ jst powinien mieć procedurę zgłoszeń zewnętrznych? Czy tylko organ wykonawczy czy uchwałodawczy również?
• Czy trzeba wprowadzić stosowne zarządzenie? Jeśli tak, co powinno zawierać?
• Jak postąpić, kiedy wpłynie zgłoszenie zewnętrzne?
• Kiedy trzeba je przekazać do procedowania? W jakich sytuacjach można od tego odstąpić?
• Czy możemy przekazać zgłoszenie jednostce podległej?
• Jakie informacje należy zamieścić na BIP-ie w związku z procedurą zewnętrzną?
• Jak sformułować zapisy o zapewnieniu środków ochrony prawnej i procedur, służących ochronie przed działaniami odwetowymi?

• Zdobycie cennych wskazówek, jak wprowadzić procedurę zgłoszeń zewnętrznych, wskazanie wątpliwości i nieprawidłowości w zakresie tematyki zajęć.

1. Co to jest zgłoszenie zewnętrzne?
2. Różnica między zgłoszeniem zewnętrznym a wewnętrznym.
3. Organy jednostek samorządu terytorialnego jako zobowiązane do wprowadzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych. Czy rada gminy i powiatu powinna posiadać procedurę zgłoszeń zewnętrznych, czy zobowiązany jest wyłącznie organ wykonawczy? Brak jasnych przesłanek w ustawie. Możliwe scenariusze.
4. Zarządzenie organu jako podstawa wprowadzenia procedury zgłoszeń zewnętrznych. Przykładowa procedura zgłoszeń zewnętrznych i jej elementy. 
5. Sygnalista i kontekst związany z pracą przy zgłoszeniach zewnętrznych.
6. Kanały zgłoszeń przy zgłoszeniach zewnętrznych.
7. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Jakie kwalifikacje i jaką wiedzę muszą posiadać takie osoby? Upoważnienia.
8. Jak procedować zgłoszenie zewnętrzne?:
• Przyjęcie zgłoszenia.
• Wstępna weryfikacja.
• Przekazanie zgłoszenia do organu właściwego do podjęcia działań następczych.
• Odstąpienie od przekazania.
• Informacja dla sygnalisty.
• Rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.
• Informacja zwrotna dla sygnalisty.
• Skarga w trybie 227 k.p.a. a zgłoszenie zewnętrzne.
• Ustalanie właściwości organu.
• Niepodejmowanie działań następczych.
• Przesyłanie przez sygnalistę dodatkowych wyjaśnień i informacji.
• Przekazanie zgłoszenia jednostce podległej lub nadzorowanej.
9. Zaświadczenia – tryb i sposób wydawania.
10. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych.
11. Sprawozdawczość i przeglądy procedury.
12. Informacja na BIP w zakresie: 
• Danych kontaktowych, umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
• Warunków objęcia sygnalisty ochroną.
• Trybie postępowania.
• Terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji.
• Zasad poufności, mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
• Zasad przetwarzania danych osobowych.
• Charakteru działań następczych.
• Środków ochrony prawnej i procedur, służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
• Warunków, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności.
• Zachęty do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego.
• Danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.
13. Ochrona danych osobowych przy zgłoszeniach zewnętrznych.
14. Przepisy karne.
 

Kadra zarządzająca w jsfp, w tym kierownicy i pracownicy jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek podległych, spółek komunalnych, wszystkie osoby odpowiedzialne za wdrażanie i utrzymanie procedur organizacyjno – prawnych w jednostce, w tym za wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a. i e-doręczeń, postępowania administracyjnego, ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, zapewniania dostępności, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń.