Centralny Rejestr Umów w żłobkach i klubach dziecięcych. Obowiązki, zadania i odpowiedzialność dyrektora/kierownika w zakresie wprowadzania umów do systemu. Rodzaje umów, uprawnienia dostępowe do systemu, upoważnienia, praca w aplikacji

1 lipca 2026 r. wejdzie w życie obowiązek udostępniania w Centralnym Rejestrze Umów (CRU JSFP) informacji o umowach zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym żłobki i kluby dziecięce. Wprowadzenie CRU JSFP oznacza dla samorządowych żłobków i klubów dziecięcych kolejne, nowe i stałe zadanie organizacyjne, które bezpośrednio obciąża dyrektora jednostki. Obowiązek ten nie sprowadza się wyłącznie do wpisania umowy do systemu, ale wymaga prawidłowej kwalifikacji danej umowy oraz analizy czy dana czynność w ogóle podlega ujawnieniu w CRU JSFP.

Natomiast od dnia 1 kwietnia 2026 r. został uruchomiony system teleinformatyczny, służący do prowadzenia tego rejestru. Jego wcześniejsze uruchomienie ma umożliwić dyrektorom (kierownikom) instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 przygotowanie się do realizacji obowiązków dotyczących publikowania informacji o umowach w tym systemie. Dwa miesiące przed rozpoczęciem prac w CRU JSPF dyrektor powinien wybrać efektywny model obiegu dokumentów, przeszkolić pracowników, zaplanować zasady dostępu do systemu i wyznaczyć jego użytkowników.

Proponowane szkolenie dotyczące właściwego przygotowania się do pracy w CRU uwzględnia specyfikę funkcjonowania instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3,: ograniczone zasoby kadrowe, współpracę z księgowością lub CUW, a także codzienną praktykę drobnych, powtarzalnych zamówień w tych instytucjach.

• Przygotowanie jednostki do wdrożenia obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów (CRU JSFP) – omówienie praktycznych rozwiązań dotyczących organizacji pracy, podziału odpowiedzialności, obiegu dokumentów oraz współpracy z księgowością lub organem prowadzącym.
• Wskazanie zasad prawidłowej kwalifikacji umów podlegających ujawnieniu w CRU – wyjaśnienie, które dokumenty należy rejestrować, a które nie podlegają wpisowi, co pozwoli ograniczyć ryzyko błędów interpretacyjnych i nieprawidłowości.
• Zdobycie praktycznej wiedzy z zakresu obsługi systemu teleinformatycznego CRU JSFP – omówienie zasad nadawania uprawnień, ról użytkowników, zakładania kont oraz prawidłowego wprowadzania danych do rejestru.
• Omówienie zakresu odpowiedzialności dyrektora/kierownika za terminowość i poprawność publikowanych informacji oraz działań, ograniczających ryzyko naruszeń i błędów.
• Przedstawienie rekomendowanych rozwiązań organizacyjnych, dostosowanych do specyfiki funkcjonowania żłobków i klubów dziecięcych, uwzględniających ograniczone zasoby kadrowe i codzienną praktykę jednostki.
• Poznanie najczęściej występujących błędów przy rejestrowaniu umów oraz sposobów ich unikania.
• Uzyskanie praktycznych wskazówek dotyczących wdrażania CRU w instytucjach opieki nad dziećmi do lat 3 – analiza najczęściej pojawiających się problemów i wątpliwości interpretacyjnych oraz sposobów ich rozwiązywania.

1. Wprowadzenie - Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) - podstawa prawna oraz cel powstania.
2. Zobowiązanie żłobka/klubu jako jednostki sektora finansów publicznych, do wprowadzania informacji do CRU.
3. Jakich umów dotyczy obowiązek ujawniania? 
4. Stosowanie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Definicja umowy.
5. Formy umów wprowadzanych do rejestru:

• pisemna,
• elektroniczna,
• szczególna,
• dokumentowa.

6. Jakie umowy będziemy wpisywać, a czego nie wpisuje się do CRU? 
7. CRU JSFP - system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów.
8. Zakładanie konta JSFP w CRU JSFP – wnioski o założenie, uprawnienia (role) w systemie i udostępnianie kont w systemie.
9. Uprawnienia administratora jednostki, wprowadzającego informacje o umowie, publikującego informacje o umowie.
10. Zakres danych wprowadzanych do Centralnego Rejestru Umów JSFP.
11. Wprowadzanie informacji o umowach, zawieranych na rzecz jednostki przez przedstawicieli innych podmiotów (np. przez gminę).
12. Terminy wprowadzania informacji do Centralnego Rejestru Umów JSFP.
13. Zakres odpowiedzialności dyrektora jednostki za realizację w/w obowiązków.
14. Odpowiedzi na pytania.
 

dyrektorzy samorządowych żłobków, kierownicy klubów dziecięcych, pracownicy, którzy zostaną upoważnieni do wprowadzania danych do CRU, pracownicy CUW/ZEAS, a także inne osoby zainteresowane tematem szkolenia.

ekspert z zakresu instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, szeroko rozumianego zarządzania edukacją, prawa pracy, systemów informatycznych CAS i empatia oraz sprawozdawczości, konsolidacji obsługi wspólnej w administracji publicznej. Trener realizujący szkolenia z zakresu tworzenia i funkcjonowania żłobków, klubów dziecięcych, dziennych opiekunów, w tym szkolenia i wdrożenia z obszaru ustroju i struktury tych instytucji a także procedur regulujących ich działalność. Ekspert, wykładowca i autor materiałów w projektach dedykowanych instytucjom opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Autor wielu opracowań i publikacji, m. in. książki: „Centra Usług Wspólnych w samorządach”. Konsultuje i wdraża tworzenie żłobków/ klubów dziecięcych/dziennych opiekunów w samorządach oraz w podmiotach prywatnych. Konsultant i doradca związku gmin, wykładowca uczelni wyższej. Redaktor opinii prawnych, publikowanych w systemie INFOR. Prowadzi usługi konsultingowe, szkolenia, wdrożenia i audyty, a także działalność ekspercką, w ramach której doradza zarówno organom jst, tworzącym żłobki w ramach programu „Aktywny Maluch”, urzędnikom samorządowym, podmiotom prywatnym, dyrektorom żłobków i kierownikom klubów dziecięcych oraz jednostek oświaty, jak i innym pracownikom tego sektora. Prowadzi również zajęcia ze studentami na uczelni wyższej.