Praktyczne aspekty w pracy biura rady

Proponujemy Państwu udział w szkoleniu, które ma na celu omówienie kluczowych zagadnień związanych z pracą w biurze rady w obecnej kadencji. Celem szkolenia jest kompleksowe zaprezentowanie, krok po kroku, procesów związanych z pracą w biurze rady, co pozwoli uczestnikom na zdobycie lub pogłębienie wiedzy. W rezultacie, dzięki praktycznym przykładom i doświadczeniu trenera, uczestnicy osiągną bardzo dobre efekty działań pracy.
Podczas szkolenia:
· Przeanalizujemy zadania biura rady w oparciu o niezbędne akty prawne takie jak np. KPA, ustawa o samorządzie gminnym/powiatowym, regulamin organizacyjny czy ustawy o petycjach. 
· Omówimy zagadnienia związane z terminami, porządkiem obrad, miejscem spotkań oraz dostarczaniem dokumentów radnym. 
· Przyjrzymy się udziałowi mieszkańców w sesjach rady w kontekście RODO oraz sytuacjom, gdy radny nie przestrzega przepisów RODO.
· Zwrócimy również uwagę na temat, który często budzi kontrowersje a dotyczy uchwały w sprawie diet dla radnych i konieczności jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa. 
· Przeanalizujemy dyplomatyczną rolę pracownika biura rady oraz pokażemy, jak zbudować profesjonalną współpracę z prezydium rady, pozostałymi radnymi i komisjami stałymi.
· Przedyskutujemy kwestie interpelacji, zapytań oraz dostępu do dokumentów na wniosek radnych. 
 

• Zapoznasz się z podstawowymi zagadnieniami związanymi z pracą w Biurze Rady oraz otrzymasz kluczowe wskazówki, które pomogą we sprawnym funkcjonowaniu biura.
• Otrzymasz praktyczną wiedzę i umiejętności dotyczące przygotowania i organizacji posiedzeń komisji stałych oraz sesji Rady.
• Zdobędziesz niezbędną wiedzę na temat roli informacji międzysesyjnej Przewodniczącego Rady i rozważenie konieczności odczytywania porządku obrad.
• Uzyskasz wskazówki do sporządzania poprawnych protokołów z posiedzeń Rady i jej komisji.
• Dowiesz się jakie są możliwości elektronicznego podpisywania uchwał i zamknięcia tematu sesji w dniu jej przeprowadzenia.
• Zdobędziesz wiedzę w zakresie współpracy rady z organami pomocniczymi takimi jak np. Rada Seniorów czy Młodzieżowa Rada i jej roli w gminie.
• Zapoznasz się z przepisami i praktycznymi rozwiązaniami na temat stosowania? przepisów dotyczących informacji publicznej oraz zwiększysz świadomość w zakresie obowiązków związanych z przygotowaniem i udzielaniem odpowiedzi na wnioski, co przyczyni się do skutecznego i prawidłowego zarządzania tym obszarem.

1. Nowa kadencja organu uchwałodawczego i wykonawczego - omówienie podstawowych zagadnień:
• Zadania biura rady. 
• ABC pracownika biura rady – niezbędne akty prawne.
• Czy jedna osoba jest w stanie prowadzić całe biuro? 
• Skuteczna organizacja pracy w biurze rady. 
• Czy elektroniczny obieg dokumentów rzeczywiście ułatwia pracę? Dlaczego poprawne rejestrowanie spraw wg JRWA jest istotne?
2. Prawidłowa kwalifikacja i podział dokumentów biura rady.
3. Przygotowanie posiedzeń komisji stałych i sesji Rady (m.in. terminy, porządek obrad, miejsce – dostępność sali, dostarczanie radnym dokumentów, zawiadomienia i inne):
• Jak prawidłowo transmitować i nagrywać oraz dokumentować posiedzenia?
• Udział mieszkańców w posiedzeniach a RODO?
• Jakie dane podlegają anonimizacji?
• Publikacja w BIP.
• Radny, który nie przestrzega RODO – streaming a nagranie z posiedzenia?
• Streaming sesji przez YouTube – czy to legalne?
• Napisy do nagrań z sesji Rady w ciągu 14 dni  – ułatwienia dla osób o szczególnych potrzebach czy kolejny problem dla JST?
• Czy pracownik biura rady może przygotować treść normatywną uchwały?
• Jak dobrze, krótko i zwięźle napisać protokół? Techniki i darmowe pomoce.
4. Informacja międzysesyjna Przewodniczącego Rady, odczytywanie porządku obrad – czy to konieczne?
5. Elektroniczne podpisywanie uchwał. Czy da się definitywnie zamknąć temat sesji tego samego dnia?
6. Autopoprawki do uchwał.
7. Uchwała w sprawie diet dla radnych aktem prawa miejscowego.
8. Publikacja dokumentów na stronie Biuletynu Informacji Publicznej:
a. Jakie dokumenty powinny się tam znaleźć?
b. Publikacja w zgodzie z ustawą o dostępności.
c. Terminy publikacji.
d. Anonimizacja danych.
e. Wzory.
f. Publikacja dokumentów biura w Social Mediach - czy to korzystne?
9. Dyplomatyczny pracownik Biura Rady:
a. Kto tak na prawdę jest przełożonym pracowników biura rady? Współpraca z prezydium rady, pozostałymi radnymi, komisjami stałymi, Wójtem, pracownikami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi.
b. Czy pracownik ma wyręczać prezydium rady? Status prawny i zadania pracownika biura rady. 
c. Czy pracownik może w ramach delegacji, wspólnie z radnymi brać udział w uroczystościach i spotkaniach?
d. Łącznik pomiędzy mieszkańcami a radnymi – dyżury ws. przyjmowania skarg i wniosków.
10. Wyjątkowe przypadki, błędy radnych w zakresie:
a. Odmowy wzięcia udziału w głosowaniu.
b. Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy z radnym.
c. Wnioski formalne.
d. Celowa pomyłka w głosowaniu.
e. Reasumpcje głosowań.
11. Praca z tzw. trudnymi Radnymi. Jak się zachować w przypadku gdy:
a. Wpływa duża ilość interpelacji i zapytań. 
b. Radny oczekuje dostępu do dokumentów „na już”.
c. Radny przekracza swoje kompetencje i wymusza na pracownikach dostęp do konkretnych informacji.
12. Skargi, wnioski i petycje – terminy, przekazanie, przygotowanie projektów uchwał, stanowiska komisji itp.
13. Informacja Publiczna. Kto przygotowuje i odpowiada na wniosek?
14. Oświadczenia majątkowe – przyjęcie, analiza, BIP, przekazanie do US. Jak to wygląda w praktyce?
15. Współpraca Rady z organami pomocniczymi – Młodzieżowa Rada, Rada Seniorów, Rada ds. sportu.
16. Komisje stałe Rady:
a. Komisja skarg, wniosków i petycji – rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji.
b. Komisja rewizyjna – plan pracy, kontrole, opiniowanie itp.
c. Pozostałe komisje.
d. Czy wspólne posiedzenia komisji są istotne?
17. Pytania i wolne wnioski. Podsumowanie szkolenia.
 

Szkolenie dedykowane dla pracowników Biura Rady na szczeblu gminnym i powiatowym oraz osób, którzy ich zastępują.

Samorządowiec, radny jednej z Dolnośląskich gmin, opiekun Młodzieżowej Rady i współtwórca utworzenia Rady Seniorów. Jako były radny Młodzieżowej Rady, kierownik, wychowawca wypoczynku, animator czasu wolnego, a także osoba odpowiedzialna za wdrażanie polityki senioralnej, posiada wieloletnie doświadczenie w pracy z młodzieżą i seniorami, a także kilkuletnie doświadczenie w zakresie prowadzenia Biura Rady Gminy i skutecznej współpracy z radnymi. Członek zespołu ds. dostępności i współpracy z organizacjami pozarządowymi.