3. Część A: Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników:
a. kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika;
b. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem badań dt. prowadzenia samochodu w celach służbowych oraz zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia (oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne);
c. dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności;
d. świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia - za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę;
e. postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca;
f. czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
g. testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym;
h. kopia dowodu osobistego w aktach osobowych;
i. czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?
4. Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:
a. kwestionariusz osobowy pracownika;
b. umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy); nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej;
c. dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej;
d. oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.;
e. pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą);
f. dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów:
- wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
- wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego - termin, wzór
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
- wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
- wniosek o urlop rodzicielski - termin złożenia, wzór
- wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego - wzór
- oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
- wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
- wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
- wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
g. urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku):
- wzór wniosku o udzielenie
- wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
- wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
- równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
h. umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy;
i. dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się - kluczowe zapisy;
j. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
k. zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy;
l. dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.);
m. elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków.
5. Część C: Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy:
a. dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty:
- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
- rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
- rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
- informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu
b. świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa:
- termin wydania świadectwa pracy
- sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
- treść świadectwa pracy
- tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
- prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
- prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
- informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
- zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
- czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
- informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
- sprostowanie świadectwa pracy
- zmiana treści świadectwa pracy
- kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy?
- zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c. umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy;
d. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
e. orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku.
6. Część D: Dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej.
7. Część E: Nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu.
II. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW WEDŁUG RODO - pracodawca jako administrator danych:
1. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO - czy przechowywać w teczce akt osobowych?
2. Dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów.
