CRU JSFP W PRAKTYCE. Kwalifikowanie umów na gruncie Centralnego Rejestru Umów oraz przygotowanie jednostek sektora finansów publicznych do sprawnego raportowania

Już 1 lipca 2026 roku wchodzą w życie kluczowe przepisy dotyczące Centralnego Rejestru Umów (CRU JSFP). Nowe regulacje wymagają od wszystkich jednostek sektora finansów publicznych, w tym jst i ich jednostek organizacyjnych odpowiedniego przygotowania – zarówno na poziomie technicznym, jak i organizacyjnym. To przede wszystkim konieczność wypracowania nowych standardów kwalifikowania umów, weryfikacji ich treści pod kątem ochrony danych osobowych oraz ustalenia ścisłych ścieżek obiegu dokumentów. Błędy w tym zakresie mogą skutkować nie tylko chaosem informacyjnym, ale przede wszystkim naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Nasze szkolenie to praktyczny przewodnik po nowym systemie, podczas którego skupimy się na kluczowych wyzwaniach:

• Selekcji i klasyfikacji umów: Które dokumenty muszą trafić do rejestru od 1 lipca, a które pozostają poza obowiązkiem publikacji? Analiza progów kwotowych i specyficznych typów umów.
• Organizacji procesów wewnątrz JSFP: Jak przygotować strukturę jednostki, aby proces zbierania danych i ich publikacji przebiegał terminowo i bezbłędnie?
• Bezpieczeństwie danych: Jak publikować informacje o umowach, nie naruszając przepisów RODO?
• Ryzykach i sankcjach: Jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie obowiązków i jak zabezpieczyć jednostkę przed zarzutami organów nadzorczych?

Szkolenie poprowadzi ceniona ekspertka i praktyk, która wyjaśni zawiłe wytyczne dotyczące Centralnego Rejestru Umów w sposób prosty, konkretny i osadzony w realiach pracy w różnorodnych jednostkach sektora publicznego.

• Przedstawienie problematyki CRU w świetle udostępniania informacji publicznej zgodnie z przepisami ustawy z 4 grudnia 2025 roku.
• Zdobycie praktycznej wiedzy na temat nowych obowiązków oraz wskazówek pomocnych we wdrożenia CRU w Państwa jednostce.
• Wskazanie, kto i w jakim zakresie zostanie objęty tym obowiązkiem?
• Omówienie odpowiedzialności jsfp, w tym ich kierowników, za właściwe wdrożenie przepisów dotyczących rejestru. Wskazanie zadań dotyczących wdrożenia i realizacji zadań związanych z udostępnieniem i aktualizacją informacji o umowach w poszczególnych podmiotach.
• Szkolenie ułatwi ujednolicenie zasad rejestracji umów we wszystkich jednostkach organizacyjnych, co zapobiegnie chaosowi informacyjnemu i kontrolom organów nadzorczych.
• Wyjaśnienie, które umowy będą podlegały rejestrowi i na jakich zasadach.
• Wskazanie, jak chronić dane osobowe w CRU.
• Możliwość wyjaśnienia wątpliwości dotyczących specyficznych typów umów jeszcze przed terminem wejścia przepisów w życie.

1. Podmioty zobowiązane – kim jest jednostka sektora finansów publicznych, czy spółki komunalne podlegają obowiązkowi, czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej działające w formie spółek prawa handlowego podlegają obowiązkowi? Jednostki organizacyjne gmin, powiatów i województw, zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury – jak będzie wyglądał obowiązek w przypadku tych podmiotów?
2. Pojęcie umowy – umowa na gruncie definicji PZP. Jakie elementy musi spełniać umowa, aby powstał obowiązek upublicznienia informacji o niej w CRU JSFP?

• Odpłatność – kiedy mówimy o odpłatności czy umowa barterowa jest odpłatna, co z innymi umowami np. użyczenia itp.?
• Zamawiający a wykonawca - kiedy zostanie spełniona przesłanka istnienia wykonawcy, kto może być wykonawcą, czy wszystkie umowy można zakwalifikować jako te, które zawierane są z wykonawcą?
• Robota budowlana, dostawa i usługa – omówienie na przykładach umów.

3. Pojęcie formy umowy:

• Czym się charakteryzuje forma pisemna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma elektroniczna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma dokumentowa i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma szczególna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?

Umowy ustne, faktury, rachunki, paragony, korekty, noty itd., czy stanowią umowę i czy podlegają publikacji w CRU JSFP? Zamówienie e-mail (np. szkolenie, transport, zakupy, zakup na podstawie faktury, zakup na paragon, opłaty sądowe opłaty administracyjne, opłaty parkingowe / autostrady itp.).

4. Kwalifikujemy umowy (czy poniżesz umowy podlegają wpisowi do CRU JSFP):

• mowa na usługi informatyczne,
• umowa na dostawę energii,
• umowa na usługę szkoleniową,
• umowa szkoleniowa zawarta online,
• umowa na usługę hotelarską,
• umowa dowóz dzieci do szkoły,
• umowa na usługę transportową (np. wycieczka),
• umowa na usługi opiekuńcze,
• umowa na obsługę prawną,
• umowa na obsługę informatyczną,
• umowa na usługę BHP,
• umowa na usługę IOD,
• umowa na ogłoszenia prasowe,
• umowa na publikację ogłoszeń,
• umowa na zakup materiałów biurowych (papier, tonery, druki),
• umowa na artykuły spożywcze (stołówki),
• umowa na usługi gastronomiczne,
• umowa na zakup prasy (także elektronicznej),
• umowa na zakup sprzętu (np. przeciwpowodziowego),
• umowa na budowę schronu,
• umowa zlecenia,
• umowa o dzieło,
• umowa zlecenia z nauczycielem,
• umowa zlecenia z lekarzem,
• kontrakt medyczny (lekarz/pielęgniarka),
• umowa z osobą fizyczną (np. asystent osoby niepełnosprawnej),
• umowa na dożywianie (program „Posiłek w szkole i w domu”),
• porozumienie między szkołami (żywienie),
• umowa z rodzicem na dowóz dziecka,
• umowa na dowozy uczniów,
• umowa na badania medycyny pracy,
• umowa zawarta przez CUW na rzecz jednostek,
• umowa zawarta na rzecz wielu jednostek,
• umowa najmu (lokale, sala, parking),
• umowa dzierżawy (grunt, sprzęt, powierzchnia),
• umowa dzierżawy gruntu,
• umowa najmu powierzchni (np. dach, automat),
• umowa użyczenia,
• umowa sprzedaży nieruchomości,
• umowa zakupu nieruchomości,
• umowa zamiany nieruchomości,
• umowa o dofinansowanie (np. PFRON),
• umowa dotacyjna (np. podręczniki, OZE),
• umowa w ramach projektów unijnych,
• umowa na dofinansowanie studiów podyplomowych,
• umowa nieodpłatna pomoc prawna,
• umowa grupowego ubezpieczenia pracowników,
• umowa ubezpieczenia majątkowego,
• umowa PPK,
• umowa MKZP,
• umowa na usługi hotelowe,
• umowa z artystą (np. występ),
• umowa ramowa,
• opłaty (parking, RTV itd.),
• umowy w ramach ZFŚS,
• dotacje / granty, 
• umowy - projekty UE,
• i inne – odpowiedzi na pytania uczestników.

5. Wartość umowy - jak ustalać wartość umowy, czym jest całkowita wartość umowy? Umowy bez wartości wskazanej w umowie, opcje, wznowienia, zamówienia uzupełniające. Pytania uczestników i ustalanie wartości umowy na przykładach.
6. Krok po kroku – dokonajmy wpisu informacji na podstawie przykładowych umów do CRU:

• Numer umowy – jak ustalić, umowy bez numeru?
• Data zawarcia umowy – omówienie różnych sytuacji i ustalanie, kiedy dochodzi faktycznie do zawarcia umowy?
• Okres na jaki umowa została zawarta - jak ustalić?
• Oznaczenie stron umowy, osoby fizyczne, przedsiębiorcy, jednostki.
• Przedmiot umowy – jak opisać w sposób prawidłowy?
• Wartość umowy – jak wpisać, umowy bez kwoty, umów wieloletnie, umowy na czas nieokreślony, waluta?
• Źródło finansowania ze środków zagranicznych.
• Status umowy i data zakończenia.
• Aktualizacja i zmiany.
• Informacje podlegające wyłączeniu na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie tylko.

7. Termin na udostępnienie danych lub ich aktualizację.
8. CRU jako system teleinformatyczny. Odpowiedzialność Ministra Finansów za zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego. Zasady zakładania kont dla jednostek. Kto pełni rolę Administratora Danych Osobowych?
9. Jak przygotować jednostkę do wejścia w życie przepisów? Rozwiązania praktyczne.

• Etapy wdrażania CRU w jednostce:

• audyt istniejących umów,
• opracowanie wewnętrznych instrukcji,
• przeszkolenie personelu,
• identyfikacja umów o których informacje będziemy wpisywać do CRU
• zakładanie kont, nadawanie uprawnień, Zaciąganie danych hurtowych.

• Jak zorganizować dokonywanie wpisów w CRU? Kwestie techniczne, organizacyjne, udział pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, możliwe rozwiązania jakie JSFP może zastosować w zakresie rozdzielania kompetencji, aby minimalizować ryzyko i zapewnić sprawne i szybkie wykonywanie obowiązków. Dotychczas prowadzone wewnętrznie przez JSFP rejestry umów a CRU JSFP. Jak pogodzić prowadzenie wewnętrznych rejestrów z CRU JSFP? Jak można wykorzystać istniejące w jednostkach rejestry, aby usprawnić pracę?

10. Odpowiedzialność kierownika jsfp – rezygnacja z odpowiedzialności karnej.
11. Ochrona danych osobowych w kontekście CRU
12. Dyskusja i odpowiedzi na pytania.

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, w tym jst i ich jednostek organizacyjnych, skarbnicy, sekretarze, kierownicy wydziałów, w tym organizacyjnych, osoby zajmujące się udzielaniem informacji publicznej, osoby odpowiedzialne za zamieszczanie informacji o umowach w rejestrze umów, radcy prawni, kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni, informatycy, inspektorzy ochrony danych osobowych

Radca prawny, ekspert z zakresu przepisów prawnych dotyczących k.p.a. i e- doręczeń, tworzenia regulaminów i statutów w jsfp, ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Prowadzi warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Forów Wójtów, Sekretarzy i Pracowników Kadr, IODO, działających przy ośrodkach regionalnych FRDL im. Jerzego Regulskiego. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń i kursów.