Instrukcja kancelaryjna

• Zapoznanie uczestników z prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej oraz prawidłowym obiegiem dokumentacji,
• Zdobycie wiedzy jak prawidłowo znakować akta
• Zdobycie wiedzy jak wykonywać zadania na poziomie kancelarii
• Uzyskanie wiedzy w zakresie stosowania wykazu akt

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacja w podmiocie oraz wprowadzania normatywów kancelaryjno- archiwalnych

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 
2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.

II. Instrukcja Kancelaryjna 

1. Zadania kancelarii/ Sekretariatu
   1. Rejestracja wpływów do urzędu
   2. Co rejestruje a czego nie rejestruje kancelaria – wyjątki
   3. Nadanie daty wpływu
   4. Zwrot źle zaadresowanych dokumentów
   5. Elementów pisma załatwiającego sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”.
   6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP).
   7. Stosowanie pieczęci w urzędzie.
   8. Skanowanie i uzupełnianie metadanych – w przypadku systemu klasy EZD
   9. Dekretacja bezpośrednia – w jakiej sytuacji? 
2. Nadawanie znaku sprawy
   1. Kto nadaje znak sprawy
   2. Elementy składowe znaku sprawy
   3. Jakie elementy dodatkowe mogą znajdować się w znaku sprawy a jakie nie?
3. Pozostałe czynności:
   1. Prowadzenie teczki aktowej
   2. Prowadzenie podteczek
   3. Pisma otrzymane do wiadomości
   4. Dokumenty elektroniczne – emaile, pisma otrzymane poprzez systemy teleinformatyczne
   5. Prowadzenie spisów spraw
   6. Spis spraw w teczce rzeczowej
   7. Posługiwanie się jednolitym rzeczowym wykazem akt
   8. Nadawanie klasy z JRWA
   9. Sposoby załatwienia sprawy
   10. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego/ składnicy akt
   11. Tworzenie spisu zdawczo – odbiorczego 
4. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 

• Pracownicy kancelarii i sekretariatów
• Wszyscy chętni

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (2860 h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 2533 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie 185 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych.