Jak przygotować archiwum samorządowe i państwowe do kontroli lub audytu pod względem zasad przyjmowania, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji?

Szkolenie jest podzielone na dwie części,  w ramach których zostaną omówione po pierwsze wymagania związane z prawidłowym przyjmowaniem, przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji archiwalnej a w drugiej części procedurą przeprowadzenia kontroli w archiwum.

Spotkanie służy przede wszystkim analizie czy jednostka prawidłowo przechowuje i zabezpiecza dokumenty, czy pracownicy archiwum wiedzą jak należy zabezpieczyć dokumentację na wypadek zdarzenia nagłego i siły wyższej.

• Przygotowanie check listy, która posłuży przygotowaniu się instytucji – archiwum do kontroli i audytu.
• Kompleksowe zapoznanie się z problematyką funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt, wymogami jakie stoją przed właścicielem archiwum.
• Poznanie zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej i zasad odpowiedzialności za niezgodne z prawem postępowanie w zakresie zabezpieczenia dokumentacji.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego.
• Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.

1. Kilka słów o różnicy między archiwum zakładowym i składnicą akt oraz zasadach i terminologii archiwalnej.
2. Jak zorganizować i przygotować działalność archiwum zgodnie z przepisami prawa. Jakie wymagania formalne dla archiwów wynikają z prawa archiwalnego i jakie są ich konsekwencje dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych ich nie spełnienia.
3. Nadzór nad dokumentacją i prawo do przeprowadzania kontroli archiwów przez archiwa państwowe.
4. Podział zadań i kompetencji w podmiocie i ich wpływ na zarządzanie dokumentacją.
5. Rodzaje dokumentacji współczesnej i różnice w jej prowadzeniu i przechowywaniu.
6. Cele i zadania archiwum/składnicy.
7. Prawa i obowiązki personelu archiwum ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgodnie z przepisami.
8. Dostęp do pomieszczeń archiwum. Zabezpieczenie pomieszczeń przed osobami trzecimi, siła wyższą i zdarzeniami nagłymi.
9. Proces przejmowania dokumentacji do archiwum instytucji.
10. Wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenia dokumentacji.
11. Szacowanie ryzyk w prowadzeniu archiwum.
12. Gromadzenie i układ dokumentacji w magazynach archiwalnych. Co powinno się znaleźć w archiwum, czego nie wolno już przechowywać, a czego nie wolno przejmować do magazynów archiwalnych.
13. Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji.
14. Zasady i warunki przeprowadzania kontroli ze szczególnym uwzględnieniem trybu zdalnego. Co należy i można sprawdzić w zakresie bezpośredniej, osobistej kontroli w pomiocie kontrolowanym a co w trybie zdalnym.
15. Uprawnienia i obowiązki kontrolerów i podmiotu kontrolowanego.
16. Najczęściej stwierdzane uchybienia w prawidłowym przyjmowaniu, przechowywaniu i zabezpieczeniu dokumentów archiwalnych.
17. Przyjęcie protokołu kontroli, uzgadnianie.
18. Wystąpienie pokontrolne.
19. Realizacja zaleceń pokontrolnych.
20. Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji archiwalnej niezgodnie z przepisami archiwalnymi, zasadami bhp i ppoż.

Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników realizujących zadania archiwisty lub instytucji dopiero organizujących własne archiwum lub składnicę akt, zwłaszcza samorządowych podmiotów tj. szkół, przedszkoli, bibliotek, warsztatów terapii zajęciowej, ośrodków szkolno-wychowawczych, ośrodków pomocy społecznej, centrów usług wspólnych, zakładów usług komunalnych i mieszkaniowych, gminnych domów kultury, straży miejskich i gminnych, SP ZOZ-ów, itp.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasookresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.