Archiwizacja dokumentacji w sądzie

• Archiwizowanie akt sądowych to proces wykraczający poza zwykłe przechowywanie dokumentów, mający na celu nie tylko ich zachowanie ale również zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do nich, co ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania sądów. Znajomość oraz właściwe stosowanie szeregu aktów prawnych i wewnętrznych regulacji, na których opiera się zarządzanie dokumentacją w sądach zapewnia jej bezpieczne przechowywanie i redukuje ryzyko zagubienia lub błędnego sklasyfikowania dokumentów.
• Podczas szkolenia omówimy aktualne przepisy prawne dotyczące zasad archiwizacji dokumentów sądowych, rodzaje dokumentów oraz sposoby postępowania podczas procesu archiwizacyjnego.
Przedstawimy także, w jaki sposób zabezpieczyć, skanować, klasyfikować i zachować dokumenty w formie elektronicznej.

• Zdobycie wiedzy o regulacjach dotyczących archiwizacji dokumentacji w sądach.
• Aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania, a także prowadzenia archiwum zakładowego w sądzie.
• Zapoznanie z zasadami klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji występującej w sądach.
• Poznanie procedur związanych z brakowaniem (niszczeniem) dokumentacji niearchiwalnej.

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Sądzie:
• Przepisy ogólnoarchiwalne.
• Przepisy dotyczące zasad obowiązujących w sądownictwie.
2. Rodzaje dokumentacji w Sądach:
• Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w Sądzie.
• Dokumentacja z zakresu administracji i nadzoru.
• Akta spraw sądowych.
3. Postępowanie z dokumentami z zakresu administracji i nadzoru:
• Instrukcja kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
• Rejestracja sprawy i jej znak, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nietworząca spraw.
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów.
• Przekazanie akt spraw zakończonych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego:
- uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji,
- opisanie jednostek archiwalnych,
- sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji.
4. Postępowanie z aktami spraw sądowych:
• Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt spraw sądowych.
• Przekazywanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego.
• Reguły określania i wyliczania okresów przechowywania akt.
• Postępowanie z dokumentacją pomocniczą dla spraw sądowych – papierową i elektroniczną.
• Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych.
5. Funkcjonowanie archiwum zakładowego:
• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego.
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji.
• Przekwalifikowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego.
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania.
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
6. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji Sądu lub jego komórek organizacyjnych.
7. Dyskusja.

• Pracownicy sekretariatów sądowych, którzy w ramach swoich obowiązków zajmują się dokumentacją lub jej archiwizacją.
• Kierownicy sekretariatów sądowych.
• Archiwiści zakładowi w sądach.

Dyplomowany archiwista z ponad 20-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Zajmuje się m. in. wdrażaniem systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz systemu Doręczeń Elektronicznych.