Przygotowanie do postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2023 roku

Początek roku to moment, w którym Zamawiający, zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, ma do wypełnienia kilka ważnych obowiązków:
• Przygotowanie się do sporządzenia sprawozdania z zamówień udzielonych w 2022 r. (zawartych umów w zamówieniach publicznych w 2022 r.). W poprzednich latach obowiązek ten był realizowany poprzez wysyłanie informacji do Prezesa UZP, w praktyce przekazane informacje nie podlegały szczegółowej weryfikacji. Obecne sprawozdania, które Zamawiający będzie przekazywał, znajdą się już w ujednoliconej bazie e-Zamówień, prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. W przypadku wadliwie wprowadzonych danych lub popełnionych błędów w postępowaniach prowadzonych w roku 2022 r., będzie istniała możliwość ich automatycznego sprawdzenia w systemie zamówień publicznych. Efektem zaś „zapominanych” czynności w prowadzonym postępowaniu może być postawienie zarzutu braku ogłoszenia lub jego zmiany. Jak więc przygotować się do wypełnienia obowiązku sporządzenia sprawozdania, aby nie popełnić błędów? Na to pytanie odpowiemy podczas zajęć.
• Wdrożenie przepisów USTAWY z dnia 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, która wprowadza między innymi nowy mechanizm umożliwiający zmiany w umowach dotyczących zamówień publicznych – także tych w trakcie realizacji. Podczas szkolenia podpowiemy jak aneksować umowy lub wprowadzić zmiany w już realizowanej umowie.
• Przegląd funkcjonującego w jednostce mechanizmu przygotowania i prowadzenia postępowań poniżej 130 000 zł. Często regulacje wewnętrzne w procedurach nazywanych potocznie „regulaminowych” nakładają na prowadzącego postępowanie dodatkowe obowiązki, a ich dokumentowanie jest czasochłonne, wymagające wykonania dużej ilości czynności i wiąże się ze „stratą czasu”. Na szkoleniu prowadzący przedstawi kilka procedur opartych na regulacjach wewnętrznych, gdzie procedura regulaminowa może być prosta i mało uciążliwa. Jednocześnie wskazane zostaną przykłady regulaminów prowadzących do naruszeń przepisów prawa, w tym Kodeksu cywilnego.
• Przygotowania się do ogłoszenia i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia o wartości równej lub powyżej 130 000 zł w kontekście takich kwestii jak: strona elektroniczna, wybór trybu, harmonogramy czasowe czy też zlecenia przygotowania opisu przedmiotu zamówienia do postępowań, które będą prowadzone w 2023 r.
Na szkoleniu zostaną przedstawione rozwiązania, które pomogą wyeliminować w procedurach zamówień publicznych przypadek:
- Braku ofert w postępowaniu.
- Cen ofert przekraczających środki przeznaczone na realizację.
- Wycofywanie się wybranego wykonawcy z zawarcia umowy.

• Omówienie w praktyczny sposób, na gotowych schematach i dokumentach, głównych elementów związanych z przygotowaniem i zaplanowaniem postępowań w 2023 r. w obecnej sytuacji w kraju (zmiana cen, inflacja).
• Zaprezentowanie zasad przygotowania sprawozdań z udzielonych zamówień w 2022 r. w taki sposób, aby przed jego wysłaniem wyeliminować możliwe błędy i nieprawidłowości (unikając zarzutów związanych z naruszeniem przepisów).
• Wskazanie poprawnego i bezpiecznego algorytmu przygotowania sprawozdania z udzielonych zamówień w 2022 r., jak również przedstawienie mechanizmów weryfikacji korekt regulaminów w postępowaniach poniżej i powyżej progu 130 000 zł.
• Wskazanie punktów krytycznych oraz nieprawidłowości związanych z regulaminami wewnętrznymi.
• Przygotowanie strategii zmiany umowy czy prowadzenia postępowania w taki sposób, aby w przyszłości uniknąć w postępowaniach braku złożonych ofert, ofert przekraczających środki zabezpieczone na ich realizację.

1. Wprowadzenie. Analiza aktualnego stanu prawnego z uwzględnieniem najnowszych zmian:
• Zmiany do ustawy PZP – „data wszczęcia postępowania się liczy”.
• Akty wykonawcze – rozporządzenia i ustawy – „aktualizacja jest ważna”.
• Zapomniane wymagania i obowiązki – „sprawdź o czym musisz jeszcze wiedzieć”.
2. Przygotowanie do wypełnienia obowiązkowych sprawozdań z udzielonych zamówień w 2022 r.:
• Przygotowanie informacji do wprowadzenia w sprawozdaniach.
• Zasady wprowadzania danych do formularzy elektronicznych.
• Na co należy zwrócić uwagę przy wprowadzaniu informacji o udzielonych zamówieniach?
• Przed wprowadzeniem danych do sprawozdania z udzielonych zamówień w 2022 r. - sprawdzenie danych i ich uzupełnienie.
• Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości.
3. Procedury udzielania zamówień publicznych w postępowaniach o wartości poniżej 130 000 zł:
• Rozwiązania organizacyjne – czy regulamin i zasady stosowania procedur są zgodne z aktualnym stanem prawnym?
• Regulacja wewnętrzna – minimum oraz punkty krytyczne.
• Prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w jednym dniu.
• Audyt postępowań – „uczymy się na błędach”.
• Stosowanie w procedurach obowiązkowego wykluczenia wykonawców w związku z agresją w Ukrainie.
• Zmiany w umowach (aneksy) w postępowaniu o mniejszej wartości. Czy mechanizm waloryzacji jest obowiązkowy?
• Zestawienie zarzutów i nieprawidłowości w procedurach o mniejszej wartości.
• Lista sprawdzająca – na co zwrócić uwagę i gdzie zmienić swoją regulację wewnętrzną?
• Przykładowe rozwiązania – urząd, szkoła, ….
4. Przygotowanie do postępowania opartego na wymaganiach ustawy PZP:
• Plany postępowań o udzielenie zamówienia i ich aktualizacja – „sprawdź zawsze przed wszczęciem postępowania”.
• Regulacja wewnętrzna – „sprawdź czy wszystko działa – lista sprawdzająca”.
• Strona techniczna – oprogramowanie pomocnicze i niezbędne minimum.
• Przygotowanie dokumentów zamówienia – jakie informacje udostępnimy wykonawcy?
• Przygotowanie SWZ i załączników – lista sprawdzająca „co być powinno”.
• Przygotowanie Ogłoszenia o zamówieniu – lista sprawdzająca „co być powinno”.
• Analiza potrzeb i wymagań – niezbędne minimum w procedurach o wartości równej lub powyżej progów unijnych.
• Rozeznanie rynku – „dialog techniczny wg nowych zasad - już można stosować”.
• Przygotowanie do wizji lokalnej – „wymaganie lub możliwość”.
5. Dodatkowe elementy potrzebne do prawidłowego przygotowania postępowania.
6. Panel dyskusyjny. Pytania i odpowiedzi dotyczące zamówień publicznych. Możliwość uzyskania dodatkowych materiałów ze szkolenia.

Kierownicy zamawiającego, członkowie komisji przetargowej, osoby sprawujące nadzór nad zamówieniami publicznymi, pracownicy prowadzący postępowania o wartości poniżej 130 000 zł, osoby kontrolujące zamówienia publiczne.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce, zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji, budowaniu rozwiązań organizacyjnych i w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 100 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a konsultacje i doradztwo (także telefonicznie) prowadzi od 28 lat.